Bildiğiniz üzere Masraff'ın SAP dahil olmak üzere 15'ten fazla ERP sistemine entegrasyonu bulunmaktadır. Bu entegrasyonlar ERP sistemi için hazırladığımız adaptörler sayesinde sağlanır. Bu makalemizde SAP Adaptörünün Kurulumunu anlatacağız. 

Kurulum

Masraff adaptörü ile ilgili tüm geliştirmeler /MASRAFF/ alan adı (namespace) altında kayıt (register) edilerek gerçekleştirilmiştir.

Kurulum için Masraff ekibi tarafından sağlanan Transport Request dosyası SAP Admin yetkilisi tarafından sisteme yüklenir. 

Bu işlem sonucunda /MASRAFF/ALL rolü yaratılmış olacaktır. Bu rol açıldığında aşağıdaki gibi bir ekran vasıtasıyla hem konfigürasyon hem de günlük operasyon işlemleri gerçekleştirilebilir.

Konfigürasyon

Bu bölümde bir kereye mahsus olarak şirket ayarları gerçekleştirilecektir. Buradaki birçok ayar Masraff ekibi tarafından varsayılan ayar olarak girilmiştir. Ana dikkat etmeniz gereken noktalar :

  1. Masraff ekibi tarafından size sağlanmış olan 32 karakterlik bir API Key’in /MASRAFF/CFG_01 işlem kodu (transaction kodu) ile girilmesidir. 
  2. SAP Şirket Kodu ve kayıt atılacak doküman tipini(SA : G/L account document) /MASRAFF/CFG_02 işlem kodu (transaction kodu) ile girilmesidir.

Daha fazla bilgi için bir sonraki bölümleri inceleyiniz.

Masraff Parametreleri

API KEY

Masraff ekibi tarafından size sağlanan API KEY’i kopyalayarak aşağıda görmüş olduğunuz ekran görüntüsünde XXX’i silerek yerine yapıştırabilirsiniz. Entegrasyonun çalışması için gerekli en önemli adım AUTH Parametre ID si ve AUTHORIZATION Parameter Name karşısına 32 karakterlik bir API KEY girilmelidir. İşlem gerçekleştiğinde kaydederek çıkabilirsiniz.

Diğer Parametreler

Olası bir önemli API adres degişikliğinde Masraff ekibi sizden URL parametre değerlerini istemenizi talep edebilir. Bu durumda size sağlanan yeni parametreleri /MASRAFF/CFG_01 ayar ekranında güncelleyebilirsiniz.

Şirket Kodu Konfigürasyonu

Masraff sistemindeki Şirket ve Organizasyon kurgunuzu /MASRAFF/CFG_02 ayar ekranında SAP Şirket Kodlarına atayarak seçmeniz gerekmektedir. Buna ek olarak ne şekilde kayıt atılacağını belirleyen bir Doküman Tipi de seçmeniz gerekmektedir (Örneğin SA : G/L account document).

Masraff - SAP Alanları Dönüşümü

Eğer Masraff sisteminden gelen verileri belirli durumlar için dönüştürmek istiyorsanız /MASRAFF/CFG_03 ayar ekranından spesifik değerlerin hangi yeni değerleri alması gerektiğini buradan ayarlayabilrsiniz. Bu özel durumlarda ihtiyaç duyulabilecek opsiyonel bir ayar ekranıdır. Tabloda giriş yok ise Masraff sisteminin sağladığı veriler doğrudan kullanılacaktır.

Kullanım

Operasyon Ekranı

Ayarlamaları bir seferlik yaptıktan sonra her masraf döneminde düzenli olarak kullanacağımız ana operasyon ekranı olan /MASRAFF/OP_01 u açtığınızda karşınıza çıkan bu ekranda her hangi bir ayar değişikliği yapmanıza gerek yoktur.

Doğrudan işlemi çalıştırdığınızda Masraff sistemine bağlanarak Masraff sisteminde masraf formu ONAYLANMIŞ ve TAMAMLANMAMIŞ masrafları karşınızda göreceksiniz.

Simülasyon

Seçtiğiniz satırları SAP sisteminde kayıt etmek noktasında herhangi bir hata ile karşılaşıyor musunuz diye kontrol etmek amacıyla dilerseniz Simulate düğmesiyle simüle edebilir ve aşağıda gördüğünüz gibi sonucu başarılı olan dokümanları muhasebe kaydı olarak içeri alabilirsiniz.

Muhasebeye Kayıt Atma

Seçtiğiniz satırları Post Documents düğmesiyle içeri aktarabilirsiniz. Bunu yaptığınızda bir onay kutusu çıkacaktır.

Evet dediğiniz taktirde hangi döneme kayıt atacağınızı ve yaratılacak doküman tarihini seçebileceğiniz bir kutu çıkacaktır.

İşlem gerçekleştikten sonra bir onay kutusu ile SAP belgesinin kaydedildiğini görebilirsiniz.

Kutuyu kapattığınızda diğer masraflara göre farklı bir statüye geçtiğini simgenin de değişmesinden görebilirsiniz.

En sağdaki sütunlara ekranı kaydırdığınızda ise oluşturulan SAP doküman numarasını görebilir tıklayarak içine de girebilirsiniz.

Tekrar Deneme 

Eğer Doküman oluşturuldu ancak Masraff sisteminde Masraf ve Masraf Formları tamamlanmadıysa ekte gördüğünüz üzere /MASRAFF/OP_01 ekranını çalıştırdığınızda bir uyarı alırsınız.

Bu durumda masraflar seçilerek Transfer & Complete düğmesine basabilir ve tekrar deneyebilirsiniz.

Muhasebe Belgesini Görüntüleme (FB03)

Oluşturulan dokümana biraz önceki sonuç ekranından doküman numarasına tıklayarak ulaşabileceğiniz gibi standart SAP ekranlarından da FB03 işlem kodunu kullanarak detaylarına bakabilirsiniz.

SAP entegrasyonu hakkında daha fazla bilgi almak için bizimle destek@masraff.co üzerinden iletişime geçebilirsiniz. 

Aradığınız yanıtı buldunuz mu?