Yapay zeka bazlı masraf yönetimi platformu Masraff, SAP dahil olmak üzere 17'den fazla ERP sistemine tek tuşla entegre olur. Bu entegrasyonlar ERP sistemine özel olarak hazırladığımız adaptörlerle işler. Gelin, adaptör kurulumunu SAP üzerinden inceleyelim.
Masraff SAP Adaptörü Kurulumu
Masraff adaptörü ile ilgili tüm geliştirmeler /MASRAFF/ alan adı (namespace) altında kaydedilerek gerçekleştirilir.
Kurulum için Masraff ekibinin ilettiği Transport Request dosyası SAP Admin yetkilisi tarafından sisteme yüklenir.
Bu işlem sonucunda /MASRAFF/ALL rolü yaratılır. Bu rol açıldığında aşağıdaki gibi bir ekran vasıtasıyla hem konfigürasyon hem de günlük operasyon işlemleri gerçekleştirilebilir.
Konfigürasyon
Bu bölümde bir kereye mahsus olarak özel şirket ayarları yapılır. Buradaki birçok ayar Masraff ekibi tarafından varsayılan ayar olarak girilir. Dikkat etmeniz gereken temel noktalar ise şunlardır:
Masraff ekibinin sağladığı 32 karakterlik bir API Key’in /MASRAFF/CFG_01 işlem kodu (transaction kodu) ile girilmesi
SAP Şirket Kodu ve kayıt atılacak doküman tipinin (SA : G/L account document) /MASRAFF/CFG_02 işlem kodu (transaction kodu) ile girilmesi
Temel kısım bitti! SAP adaptörü kurulumu ile ilgili detaylar için sonraki bölümlere göz atabilirsiniz.
Masraff Parametreleri
API KEY
Masraff ekibi tarafından sağlanan API KEY’i kopyalayıp aşağıdaki ekran görüntüsünde yer alan XXX’i silerek onun yerine yapıştırabilirsiniz.
SAP entegrasyonu için en kritik adım AUTH Parametre ID'si ve AUTHORIZATION Parameter Name karşısına 32 karakterlik bir API KEY girilmesidir.
İşlemler bittiğinde kaydederek çıkabilirsiniz.
Diğer Parametreler
Olası bir API adres degişikliğinde Masraff ekibi sizden URL parametre değerlerini istemenizi talep edebilir. Bu durumda size sağlanan yeni parametreleri /MASRAFF/CFG_01 ayar ekranında güncelleyebilirsiniz.
Şirket Kodu Konfigürasyonu
Masraff sistemindeki şirket ve organizasyon kurgunuzu /MASRAFF/CFG_02 ayar ekranında SAP Şirket Kodları'na atayarak belirlemelisiniz. Ayrıca ne şekilde kayıt atılacağını seçen bir Doküman Tipi de tercih etmelisiniz. (Örneğin, SA: G/L account document).
Masraff - SAP Alanları Dönüşümü
Eğer Masraff verilerini belirli durumlar için dönüştürmek istiyorsanız /MASRAFF/CFG_03 ayar ekranından spesifik değerlerin hangi yeni değerleri alması gerektiğini ayarlayabilirsiniz. Bu platform özel durumlar için oluşturulan opsiyonel bir ayar ekranıdır. Tabloda herhangi bir giriş yok ise doğrudan Masraff sisteminin sağladığı veriler kullanılır.
Kullanım
Operasyon Ekranı
Tek seferlik ayarlamaları bitirdik. Şimdi de her masraf döneminde kullanacağımız ekranları görelim. Ana operasyon ekranı olan /MASRAFF/OP_01 u açınca karşınıza çıkan aşağıdaki görüntüde herhangi bir ayar değişikliği yapmanıza gerek yok.
İşlemi doğrudan çalıştırdığınızda Masraff sistemine bağlanarak masraf formu "Onaylanmış" ve "Tamamlanmamış" masrafları karşınızda göreceksiniz.
Simülasyon
Seçtiğiniz satırları SAP sistemine kaydederken herhangi bir hata ile karşılaşıp karşılaşmadığınızı kontrol etmek için Simulate butonunu kullanabilirsiniz. Simüle vasıtasıyla aşağıda gördüğünüz gibi sonucu başarılı olan dokümanları muhasebe kaydı olarak içeri alabilirsiniz.
Muhasebeye Kayıt Atma
Seçtiğiniz satırları "Post Documents" seçeneğiyle içeri aktarabilirsiniz. Bunu seçtiğinizde bir onay kutusu ile karşılaşacaksınız.
"Evet" dediğiniz takdirde hangi döneme kayıt atacağınızı ve yaratılacak doküman tarihini seçebileceğiniz bir kutu gelir.
İşlem gerçekleştikten sonra gelen bir onay kutusu ile SAP belgesinin kaydedildiğini görebilirsiniz.
Kutuyu kapattığınızda ilgili dokümanın diğer masraflara göre farklı bir statüye geçtiğini simgenin de değişmesi ile görebilirsiniz.
En sağdaki sütunlara geldiğinizde ise oluşturulan SAP doküman numarasını görebilir ve tıklayarak içeriği inceleyebilirsiniz.
Tekrar Deneme
Doküman oluşturulduğu halde Masraff sisteminde masraf ve masraf formları tamamlanmadıysa /MASRAFF/OP_01 ekranını çalıştırdığınızda aşağıdaki uyarıyı alırsınız.
Bu durumda masrafları seçerek "Transfer & Complete" seçeneğine tıklayabilir ve tekrar deneyebilirsiniz.
Muhasebe Belgesini Görüntüleme (FB03)
Oluşturulan dokümana yukarıdaki sonuç ekranından doküman numarasına tıklayarak ulaşmak dışında bir alternatif daha var. Standart SAP ekranlarından da FB03 işlem kodunu kullanarak detaylara bakabilirsiniz.
SAP entegrasyonu hakkında daha fazla bilgi almak için bizimle destek@masraff.co üzerinden iletişime geçebilirsiniz. Masraff SAP adaptörünün şirket sisteminizle uyumunu deneyimlemek için Masraff ücretsiz deneme hakkından yararlanabilirsiniz.